Kako z AI pripraviti uporaben osnutek
Vzemimo preprost delovni primer. Stranka želi ponudbo in sprašuje, ali lahko naročilo prejme do petka. Dobavnega roka še niste preverili. AI prosite, naj pripravi prijazen odgovor, v osnutku pa se pojavi stavek: »Naročilo boste prejeli do petka.« Besedilo je tekoče, obljuba pa nima podlage.
Pri takšni nalogi je treba orodju povedati tudi, česa še ne vemo. Če okoliščine ostanejo samo v naši glavi, jih pri pripravi odgovora ne more upoštevati.
V podkastu Uživajmo pametno sem se z Nikom Škrlecem pogovarjal o praktični uporabi generativne umetne inteligence. Med poudarki, ki jih povzema tudi Telekomov prispevek ob pogovoru, so kontekst, delo po korakih in kritično preverjanje odgovorov. Poglejmo, kako bi ta pristop uporabili pri odgovoru stranki.
Povejte, kaj veste in kaj še manjka
Navodilo »Napiši odgovor stranki« pove, kakšno besedilo želimo. O okoliščinah ne pove skoraj ničesar. Komu odgovarjamo? Kaj moramo od njega še izvedeti? Kaj lahko potrdimo in česa ne smemo obljubiti?
Koristno navodilo bi se v našem izmišljenem primeru lahko glasilo:
Pripravljam odgovor stranki, ki želi ponudbo in dobavo do petka. Ceno lahko pripravimo, ko potrdi količino. Dobavni rok še ni preverjen. Napiši kratek in prijazen odgovor, v katerem jo prosimo za količino in pojasnimo, da moramo rok dobave še preveriti. Ne potrjuj dobave in ne dodajaj drugih obljub.
S tem smo določili namen sporočila, vključili pomembne podatke in označili neznanko. Besedilo ima zdaj jasnejše meje.
Več konteksta ne pomeni, da v orodje prilepimo vse dokumente, ki jih imamo. Izberemo informacije, ki lahko vplivajo na odgovor. Pri delu uporabljamo odobreno orodje in gradivo, ki ga smemo vnesti vanj. Za vajo zadostuje izmišljen primer, brez imena stranke in njenih dejanskih podatkov.
Pri zahtevnejšem delu se ustavite pred pisanjem
Kratko sporočilo lahko pripravimo z enim dovolj jasnim navodilom. Pri daljšem povpraševanju, več zahtevah ali nejasnem dogovoru pa je smiselno najprej preveriti razumevanje.
AI lahko naročimo, naj iz gradiva izlušči zahteve stranke in posebej navede, kateri podatki za odgovor manjkajo. Ta pregled najprej preberemo. Če je že tu kaj narobe, popravimo razumevanje, preden nastane celotna ponudba ali obsežno sporočilo.
Predstavljajte si, da stranka petek omenja kot želeni datum, v povzetku pa postane potrjeni rok. Napako je lažje opaziti na kratkem seznamu zahtev kot sredi strani lepo oblikovanega besedila. Šele ko so izhodišča jasna, prosimo za osnutek.
Tudi popravki so uporabnejši, če so konkretni. Namesto »To ni dobro, poskusi znova« napišemo: »Petek je želja stranke, ne potrjen rok. To popravi in ohrani vprašanje o količini.« Tako orodju pokažemo, kaj mora spremeniti.
Preverite predvsem tisto, kar ima posledice
Pri končnem pregledu hitro opazimo nerodne stavke. Manj očitno je, da je osnutek dodal dejstvo, izpustil pogoj ali vprašanje spremenil v obljubo. Zato pregled prilagodimo nalogi.
Pri našem odgovoru stranki preverimo:
Ali sporočilo zahteva podatek o količini, ki ga potrebujemo za ponudbo?
Ali je jasno, da dobavni rok še ni potrjen?
Ali se je pojavila cena, popust ali druga obljuba, ki je nismo navedli?
Tak pregled traja dlje kot klik na »kopiraj«, vendar spada k pripravi odgovora. Če osnutek zahteva več popravljanja, kot bi ga potrebovalo lastno besedilo, je tudi to koristna ugotovitev. Naslednjič lahko omejimo nalogo, dopolnimo izhodišča ali ta del opravimo sami.
AI lahko prosimo tudi za dodatno kritiko osnutka. To nam lahko pomaga opaziti pomanjkljivost, ne potrdi pa dejanskega roka dobave. Tega mora preveriti nekdo, ki ima dostop do pravega podatka.
Vajo ponovite na nalogi, ki jo poznate
Za učenje izberite manjšo nalogo, pri kateri znate oceniti rezultat. Shranite prvo navodilo in odgovor, nato navodilo dopolnite ter primerjajte osnutka. Poglejte, katera sprememba je pomagala in kaj ste morali še vedno preveriti sami.
Tako se lažje naučimo, katere informacije moramo dodati in kje orodje potrebuje popravek. Dober preizkus je tudi, da osnutek pregleda sodelavec, ki bi ga sicer uporabljal. Morda bo opazil manjkajoč podatek, ki smo ga sami med branjem nezavedno dopolnili.
Če želite tak pristop preizkusiti v svoji ekipi, se lahko na FaciliTribe GenAI usposabljanju lotimo vaših delovnih primerov: od opisa naloge do pregleda rezultata in dogovora, kako ga boste uporabljali pri delu.
Pogovor z Nikom Škrlecem
Ta članek razvija praktičen primer ob temah pogovora. Uvodna situacija in navodila za odgovor stranki so ponazoritev, ne opis dogodka iz podkasta. V posnetku prikazani vmesniki in funkcije so vezani na čas snemanja.
Komentarji