Kako načrtovati delavnico: začnite pri rezultatu

V urnik lahko brez težav spravimo osem ur aktivnosti. Težje je povedati, s čim mora ekipa ob koncu oditi iz prostora.

Bo sprejela odločitev? Izbrala idejo za preizkus? Razjasnila, zakaj se projekt ustavlja? Se naučila nekaj, kar bo lahko samostojno uporabila pri delu? Vsak od teh ciljev zahteva drugačen potek.

V pogovoru za podkast Underdog je bilo izhodišče načrtovanja prav to: kaj želimo doseči in kaj naj udeleženci odnesejo z osemurne delavnice. Od tam načrtujemo nazaj, do korakov, ki jih bodo pripeljali do tega rezultata.

Zapišite, kaj mora biti ob koncu dogovorjeno

»Delavnica o prioritetah« pove temo. Za pripravo programa potrebujemo še opis tega, kar naj ekipa naredi.

Recimo, da želite izbrati tri prednostne naloge za naslednje četrtletje. Ob koncu želite imeti izbrane naloge, razloge za izbor, odgovorne osebe in prvi naslednji korak za vsako nalogo.

Takoj se pojavijo koristna vprašanja. Ali lahko prisotni te naloge tudi potrdijo? Ali morajo predlog poslati nekomu drugemu? Imajo podatke, s katerimi lahko presodijo obseg dela? Je že določeno, o katerih obveznostih se ne pogajamo?

Odgovori vplivajo na obseg delavnice. Če končno odločitev sprejme nekdo, ki ga ne bo v prostoru, je lahko izvedljiv rezultat obrazložen predlog za odločitev. To mora biti jasno pred začetkom.

Potek sestavite od zaključka proti začetku

Pri primeru s tremi prioritetami potrebujemo pred zaključkom čas za dogovor o odgovornostih in prvih korakih. Pred tem mora ekipa izbrati prioritete. Za izbiro mora primerjati možnosti, za primerjavo pa potrebuje skupna merila in dovolj jasne predloge.

Šele zdaj lahko sestavimo zaporedje dela:

1. Razjasnimo, o čem odločamo in katere omejitve moramo upoštevati.

2. Zberemo možne prednostne naloge in pojasnimo, kaj posamezen predlog vključuje.

3. Dogovorimo se, po katerih merilih jih bomo primerjali.

4. Primerjamo predloge ter zapišemo pomembna nesoglasja in manjkajoče informacije.

5. Izberemo prioritete oziroma pripravimo predlog za tistega, ki odloča.

6. Določimo odgovorne osebe in prve korake.

To zaporedje še ni univerzalen program. Pokaže pa, zakaj bi bila posamezna aktivnost v njem. Če ne vemo, kako pomaga priti do dogovorjenega rezultata, je smiselno preveriti, ali jo potrebujemo.

Pred delavnico rešite vprašanja, ki jih urnik ne more

Metoda glasovanja ne določi, kdo ima pristojnost za odločanje. Delo v skupinah ne priskrbi podatkov, ki jih nima nihče. Tudi daljša razprava sama po sebi ne razjasni, ali ekipa išče skupno stališče ali pripravlja več možnosti za vodstvo.

Zato je del priprave dogovor z naročnikom o tem, kdo sodeluje, kakšno odločitev lahko sprejme in kaj mora vedeti vnaprej. Pri tem je koristno ločiti vprašanja, ki jih bomo razreševali na delavnici, od informacij, ki jih potrebujemo že za smiselno razpravo.

V našem primeru bi seznam obstoječih obveznosti lahko pripravili pred srečanjem. Čas v prostoru bi nato namenili presoji predlogov in dogovoru o tem, kaj ima prednost.

Zaključek naj pokaže tudi, česa še niste odločili

Ob koncu se vrnite k rezultatu, ki ste ga določili pred začetkom. So tri prioritete izbrane? Je jasno, zakaj so dobile prednost? Je kdo prevzel prvi korak?

Če nekaj ostane odprto, to zapišite skupaj z razlogom. Manjka podatek, soglasje ali odločitev druge osebe? Določite, kdo bo to preveril in kdaj se ekipa vrne k vprašanju. Tako zapis loči sprejete dogovore od stvari, ki jih je treba še urediti.

Pri facilitaciji strateških in inovacijskih delavnic zato pripravo začnemo z vašim izzivom in pričakovanim rezultatom. Pred prvim pogovorom vam ni treba sestaviti programa. Dovolj je opisati, kaj mora biti po skupnem delu bolj jasno ali odločeno.

To velja tudi za GenAI usposabljanja za ekipe: pred izbiro orodij določite, katero nalogo bodo udeleženci preizkusili in kako bodo preverili rezultat.